Muitas vezes, é possível considerar que as 24 horas diárias são insuficientes para conciliar as atividades a serem cumpridas, não é mesmo? Isso acontece com bastante frequência, devido à quantidade de informações e demandas no dia a dia e, por isso, é importante saber como otimizar o tempo da melhor forma possível.
Ao começar um novo ano, muitas pessoas pensam em ser mais produtivas como uma de suas metas a serem alcançadas, mas vale lembrar que produtividade não tem a ver com estar sempre fazendo algo: é mais sobre conseguir ter uma boa otimização de atividades ao longo da rotina.
Quer saber como gerenciar o seu tempo e dar os almejados checks, com mais facilidade, em suas tarefas? Prossiga na leitura desse texto, que preparamos especialmente para te ajudar, e confira as 6 dicas essenciais para obter mais sucesso na gestão de suas tarefas diárias. Vamos lá!
1. Analise a sua rotina atual
Como está a sua semana atualmente e quais são as tarefas que você tem realizado? Antes de melhorar a organização do seu tempo, é fundamental analisar como você tem lidado com ele hoje.
Você consegue dizer quais tarefas já foram concluídas e quais precisam ser feitas neste mês? Saber detalhadamente o que você faz – e precisa fazer – pode te ajudar bastante a entender melhor seus processos e o que pode ser melhorado.
Por meio de possíveis falhas que você pode ter cometido, é possível aprender de forma mais assertiva o que deve ser transformado para tornar sua rotina mais prática e eficaz.
Então, vale registrar as demandas de cada dia e entender também que não é sempre que você vai conseguir realizar tudo que havia planejado: nem sempre a culpa é da procrastinação, como algumas pessoas tendem a pensar, mas de circunstâncias imprevistas que podem acontecer no dia a dia.
Às vezes, você não vai ser tão produtivo como foi na semana passada, por exemplo, mas identificar o que pode levar a isso também é útil para você saber como lidar melhor com as situações ao seu redor e, assim, organizar suas próximas demandas.
2. Organize suas atividades e defina prioridades
Depois de avaliar sua rotina, é importante partir para a organização de suas futuras tarefas: analise o que precisa ser entregue nos próximos dias e se há algum evento mais importante.
Tente observar também as suas obrigações corriqueiras, para além do seu trabalho, a fim de separar os momentos que você possui mais tempo e disposição para suas tarefas profissionais. Ao alinhar sua vida pessoal e profissional, o gerenciamento de tempo ganha mais chances de se tornar efetivo.
Há situações em que são tantas coisas para resolver, que você se sente paralisado ou sem saber por onde começar, não é mesmo? Nesses casos, o mais indicado é listar tudo o que você tem para fazer.
Escrever uma lista de tarefas é um ótimo passo para melhorar a nitidez do que precisa ser feito. Com isso, você pode identificar quais são as atividades mais urgentes para definir prioridades.
3. Pense em gatilhos de motivação
Você saberia dizer o que motiva você a ter mais produtividade e otimizar o seu tempo? Quando você tem esse conhecimento, a rotina tende a fluir de forma mais efetiva, gerando menos cansaço ou frustração.
Apesar de não estarmos com a mesma energia de realização todos os dias, há pequenos hábitos que podem nos ajudar a manter os compromissos em dia para não acumular tarefas nem colocar nossa saúde em risco.
Alguns profissionais são motivados por uma simples caneca de café quentinho ao lado do computador, enquanto outros precisam fazer um exercício matinal ou até ouvir músicas enquanto trabalham: esses hábitos são muito pessoais, e cabe a você saber o que funciona melhor pra você.
Não há gatilho certo ou errado, o importante é saber qual se encaixa melhor em sua vida, gerando resultados mais motivação e outros benefícios positivos tanto no setor pessoal quanto profissional.
4. Tenha atenção ao seu local de trabalho
A organização não deve estar apenas em sua mente e agenda, mas também no local em que você trabalha. Seja em casa, no escritório ou em algum outro ambiente, é essencial cuidar desse lugar para evitar distrações, aumentar sua motivação e, consequentemente, ajudar você a otimizar suas tarefas.
Arrumar seu espaço, deixar mais acessível o que você precisa no dia a dia e garantir que o essencial esteja visível enquanto você trabalha, proporciona um melhor gerenciamento de tempo e atividades.
Outra dica é colocar alguns detalhes que remetem a coisas que te deixam feliz: lembretes com objetivos, recadinhos de alguém especial, fotos de momentos importantes ou até objetos afetivos pra você: essa é uma ótima forma de deixar o espaço mais leve e agradável no dia a dia, e também pode funcionar como um gatilho de motivação.
5. Utilize ferramentas para te ajudar
Alguns profissionais conseguem se organizar melhor e aumentar sua produtividade por meio de agendas ou planners, enquanto outros lidam melhor com aplicativos ou sites: é importante escolher a ferramenta que mais se adapta às suas necessidades e preferências.
Se o celular é um ponto de distração para você, por exemplo, talvez seja melhor evitar que ele fique próximo ao seu alcance enquanto você precisa concluir determinada tarefa.
Entretanto, se você não consegue lidar com papéis ou anotações e prefere contar com o digital, é provável que ferramentas tecnológicas sejam as suas melhores aliadas. Essa escolha vai depender completamente do que traz resultados mais efetivos para você, então vale a pena identificar esse ponto para melhorar sua gestão de tempo.
6. Separe um tempo para você
Gerenciar as demandas da rotina não é algo que se refere somente a manter o foco e dar o seu melhor para cumprir seus horários e compromissos, mas também tem tudo a ver com o tempo que você dedica a si mesmo.
Pois é, provavelmente você já ouviu falar sobre a importância de ter cuidado com o seu sono e sua alimentação, além de cultivar hobbies e cuidar da sua saúde mental, não é? Isso tudo pode tornar sua vida melhor, evitar o temido burnout ou cansaço extremo e, ainda, contribuir para que você tenha mais sucesso no processo de otimizar sua rotina.
Caso você esteja passando por um período de muitas ocupações, vale tentar separar ao menos 15 minutos por dia para dar atenção às suas próprias necessidades e priorizar o autocuidado. Não há só uma forma de fazer isso: você pode ver o episódio de alguma série, se alongar, ler um livro que você gosta, comer um alimento saudável ou escrever motivos de gratidão, por exemplo.
Esperamos que nossas dicas ajudem você na sua gestão de tempo, e que 2021 seja um ano de mais organização, ótimos resultados e conquistas especiais para você e sua empresa.
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